Главная | Все решения | Генератор КП | Создание шаблона КП

Создание шаблона КП

Шаблон КП необходим для генерации коммерческих предложений на основе заранее созданного шаблона. Вам не придется каждый раз вносить данные заново, поскольку все это будет настроено один раз и навсегда. Настройка шаблона происходит через "Мастер КП", который запускается автоматически сразу же после регистрации. В предложенных полях нужно внести достоверные данные по вашей организации и товарам или услугам, которые вы будете предлагать. Это очень важный этап настройки, поэтому пропустить его нельзя. Даже если вы выйдите из кабинета на любом из шагов заполнения данными, то при повторной авторизации окажетесь на том же месте - нужно будет продолжить заполнение данных.

Мастер настройки КП состоит из 5-ти шагов.

Шаг 1.

Необходимо внести данные организации, они будут выводиться на бланке КП:

  1. Наименование Вашей организации - В шапке бланка КП будет указано, от какой организации выставлено КП. Следует указывать с формой организации предприятия.
  2. ИНН/КПП - Основные сведения об организации. Также при необходимости могут подставляться в бланк КП.
  3. ОГРН/ОГРНИП - Необязательные сведения, но для некоторых отделов закупок являются важной информацией, и они требуют, чтобы ОГРН/ОГРИП также был указан на бланке КП.
  4. Веб-сайт организации - Необязательное поле. Полезно указать, если ваш бизнес связан с привлечением клиента через сайт.
  5. Корпоративный e-mail адрес - Отображается на бланке КП для обратной связи. Можно добавить несколько адресов.
  6. Что вы будете предлагать: товары или услуги? - Выберите один или два пункта. В зависимости от условия на бланке КП будут выводиться дополнительные столбцы, например - Единицы измерения для товаров.
  7. Цены будут с НДС или без? - Для компаний, работающих без НДС, необходимо выбрать соответсвующий пункт. Сумма НДС расчитывается автоматически и при необходимости также указывается в КП.

Шаг 2.

Предлагается внести платежные реквизиты вашей организации.

Эти данные необходимы для нанесения на бланк счета. Если вы не хотите выставлять счета по подготовленным коммерческим предложениям, вы можете пропустить данный шаг.

Помимо общих платежных реквизитов мы предусмотрели добавление следующих данных:

  1. Номер телефона/факса организации - Рекомендуем обязательно заполнять данное поле. Также вы можете добавить несколько номеров.
  2. Должность руководителя - Существуют организации, у которых должность руководителя предприятия отличается, вы можете задать свое значение данного поля.
  3. Ф. И. О. Руководителя и главного бухгалтера - Ключевые поля в данном разделе. Также выводятся на бланк счета.
  4. Загрузка факсимиле главного бухгалтера - Для автоматизации процесса выставления счетов загрузите сканированное факсимиле, и все счета будут выставлятся автоматически с нанесенной подписью.

Шаг 3. 

Именно здесь вы можете выбрать, как будет выглядеть ваше коммерческое предложение.

Мы провели аналитическую работу и подготовили 4 базовых шаблона. Как показала практика, они закрывают 90% потребностей наших клиентов. Шаблон подразумевает расположение базовых элементов на итоговом бланке коммерческого предложения.

Основные элементы бланка КП.

  1. Логотип - Загрузите логотип вашей компании.
  2. Поле Кому - Расположение определяется выбранным шаблоном, генерируется автоматически на основе данных, указанных при создании КП.
  3. Поле организацииРасположение определяется выбранным шаблоном, генерируется автоматически на основе указанных в Мастере КП данных.
  4. Таблица с товарами либо услугами - Основное содержание бланка КП. Формируется автоматически, выбор товаров/услуг и их цены происходит при создании КП одним кликом.
  5. Дополнительные условия - Вы можете внести дополнительные условия при создании КП. Например, указать гарантийный срок либо срок поставки.
  6. Печать/факсимиле - Загрузите скан печати и факсимиле, используя нашу продвинутую форму.
 
Если вы не нашли желаемый шаблон либо располагаете уникальным бланком - сообщите нам на support@task-on.com, и мы внесем его в систему только для вас.

Шаг 4. 

После выбора шаблона вы можете настроить любой его элемент. Мы специально подсветили настраиваемые поля и снабдили их подсказаками. Красным цветом обозначены поля, которые еще не были отредактированы и содержат тестовые данные. Во избежании недоразумений рекомендуем прокликать все поля и проверить в них информацию. Если поле было проверено и сохранено, оно будет подсвечиваться зеленым цветом.

 
При клике на любой из блоков отобразится окно с перечнем динамических полей (тегов), которые позволят автоматически подставлять данные в нужные места КП.
 
 
Чтобы добавить динамические данные, поставьте курсор в нужное место и нажмите на нужное поле.
 
Если при составлении КП необходимо указывать какие-то особенные данные, которых нет в заранее подготовленных полях, вы можете легко создать новое поле, отметив обязательность его заполнения.
 
 
После добавления поля, оно будет доступно при создании коммерческого предложения, притом оставить это поле пустым не получится, поскольку оно было отмечено как обязательное.
 

При генерации итогового бланка коммерческого предложения очень важно точно и аккуратно нанести на него печать. Это получается не всегда, поэтому мы разработали уникальную форму загрузки и настройки отображения скана печати и факсимиле. 

Если же у вас что-то не получится - пришлите печать нам, и мы все настроим для вас!

Настройка e-mail шаблона

Сервис Генератор КП позволяет не только быстро создавать коммерческие предложения, но и отправлять их по e-mail. Предусмотрены формы для редактирования текста в теле письма, которое будет сопровождать ваше КП и счет.

Важно то, что для отправленных через сервис КП писем вы сможете получать полную статистику, подробнее об этом функционале читайте в разделе "Статистика".

Настройка шаблона для отправки по электронной почте состоит из указания темы и содержания самого письма.

Супер удобной функцией является использование инфоблоков - текстовых блоков, которые будут заполняться автоматически при отравке письма, например, если вставить в тему письма инфоблоки "{Фамилия И.О заказчика в д.п} от {Ваше наименование организации}", то при получении адресат увидит "Петрову Анатолию от ООО "Приборист".

Пример заполнения формы темы письма

То же самое можно проделать и с текстом письма:

Таким образом, отправляемые письма будут максимально персонализированы и не будут похожими на спам.

Если вам необходимо расширить количество используемых инфоблоков - мы можем добавить их для вас!

Шаг 5.

Заключительный шаг в Мастере КП.

Основное содержание коммерческих предложений в 90% случаев - это ценовое предложение товаров либо услуг в табличном виде с указанием цены.

В сервисе Генератор КП мы предусмотрели две возможности создания каталога товаров и услуг:

  1. Импорт данных из Excel - удобный способ, если у вас большой перечень товаров/услуг;
  2. Ввод позииций вручную - добавляйте товары либо услуги по мере необходимости.

Загрузка Excel

 Для импорта каталога вам необходимо лишь заполнить шаблон таблицы Excel и загрузить в систему с помощью специальной формы. Все остальное сервис сделает сам - разобьет позиции и назначит им указанные параметры:

 

Добавление позиций вручную

Если вам не надо создавать каталог, либо вы хотите внести позиции вручную, вы можете просто пропустить данный шаг.

Наполнить каталог можно в любое удобное для вас время в дальнейшем в разделе "Управление каталогом".

Например, чтобы добавить товар, нужно заполнить простую форму, после чего товар попадет в каталог и будет доступен для всех менеджеров компании.

Была ли информация на этой странице полезной?

Другое по этой теме

Задать свой вопрос